Wil je snel op de feiten inspelen? Of verwacht je veel vragen? Dan organiseer je best een persconferentie. Zeker wanneer de inhoud iets visueel is, bvb de opening van nieuwe jeugdlokalen, is een persconferentie een goede oplossing. Denk goed na over het verloop van de persconferentie: wie zal spreken en wat zal die persoon zeggen,...? Lange persconferenties vermijd je best. Streef naar een korte en visuele samenvatting en laat voldoende ruimte voor vragen.

Zoek daarna pas een geschikte locatie en werk een persmap uit. Zorg ervoor dat de locatie goed bereikbaar is. Nodig je de pers uit in je eigen lokaal? Zorg dan dat je klaar bent om journalisten te ontvangen: ruim op, voorzie voldoende plaats, en duid iemand aan die de pers onthaalt als ze arriveert.

Hou rekening met andere belangrijke evenementen. Het is aangewezen om de persconferentie in de voormiddag te organiseren zodat er voldoende tijd is om reportages te maken.

Deze worden 2 weken vooraf verstuurd. Hierin staat:

• de datum
• plaats
• het programma
• het aanvangsuur en het einde
• het onderwerp
• de contactpersoon
• de mogelijkheid om interviews af te nemen
• de eventuele beschikbaarheid van foto- en beeldmateriaal

Hierin zit de uitnodiging, de inhoudstabel en een korte samenvatting van de essentiële topics.

Voorzie de mogelijkheid voor journalisten om na de persconferentie interviews af te nemen. Bepaal vooraf wie het woord voert en wat de boodschap moet zijn. Hou bij de volgorde van de interviews rekening met de snelheid van het medium. De journalist met de krapste deadline krijgt per definitie voorrang. De volgorde is dan radio, internet, televisie, kranten, weekbladen, maandbladen.

Bied drankjes en/of hapjes aan. Probeer achteraf persoonlijke contacten te leggen met de aanwezige journalisten.

Stuur de persmap na naar de afwezigen en blijf nog bereikbaar voor het geven van antwoorden.

Als er geen pers op je activiteit aanwezig is, kan je zelf een verslag schrijven. Verstuur dit de avond zelf met een foto naar de pers. De kans is groot dat jouw artikel de volgende dag in de regiopagina verschijnt.