Nieuwswaardige feiten
Een persbericht bevat enkel nieuwswaardige feiten. Vraag je af wat een journalist interessant zou kunnen vinden. Je kan de pers niet voor alles contacteren, het is beter om ze op de hoogte te houden van belangrijke, ludieke acties of activiteiten. Als de pers teveel overstelpt wordt met persberichten loop je het risico dat ze interesse verliezen ("daar heb je ze weer..")! Voor kleinere nieuwtjes is het beter om de buitenwereld via de eigen contactrelaties, nieuwsbrief of website op de hoogte te brengen.

Slecht nieuws
Snel actie ondernemen is vooral van belang bij een crisis. Als je het 'slechte' nieuws zelf bekendmaakt, hou je de berichtgeving meer in de hand. Journalisten schrijven er anders ook over, maar dan op basis van geruchten in plaats van feiten. Wanneer je snel, eerlijk en open uitlegt wat er aan de hand is, zal de pers je positiever tegemoet treden.

Lengte
Een persbericht is nooit langer dan 1 A4. De 'ideale' lengte van een nieuwsbericht ligt tussen de 20 en de 30 (tik)regels, dat zijn ongeveer 300 woorden. Wees dus zuinig. Schrap hulpwerkwoorden (worden, mogen, kunnen, zullen) en bijwoorden (bovendien, desondanks, dan ook, voorts, zeker, eigenlijk). Gebruik een dubbele interlinie en een brede marge.

Embargo
Soms is het nodig om informatie aan de media te bezorgen wanneer het publiek het eigenlijk nog niet mag weten. Journalisten willen alvast aan hun artikel beginnen voor de officiële persconferentie, tijdschriften moeten nog langs de eindredactie en de drukker... In dat geval is het wenselijk om je persbericht onder embargo te versturen. Dat betekent dat je duidelijk vermeld vanaf wanneer (datum en eventueel zelfs het uur) de pers de informatie uit het persbericht bekend mag maken.

Kop
De meeste persberichten hebben een titel of kopregel die de aandacht trekt. Zorg ervoor dat je een treffende kop hebt, die onmiddellijk aanduidt waar het over gaat. De kop van je artikel is best kort, krachtig en concreet. Een werkwoord dat een actie uitdrukt doet het beter dan een abstract werkwoord. Een actief werkwoord is beter dan een passief.

• Vb (Actief): "Regering verbiedt roken in jeugdlokalen vanaf 1 januari."
• Vb (Passief): "Roken wordt verboden in jeugdlokalen vanaf 1 januari."

Lead
De essentie van het nieuws wordt bovenaan in een vijftal zinnen samengevat. Die eerste alinea van een nieuwsbericht heet de lead. Hij bevat een samenvatting van het belangrijkste nieuws aan de hand van de 5 W's en de H: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe:



De vijf Ws en H
Dit geeft de lezer een idee waarover het bericht gaat. De lead leidt de lezer van het bericht in. De lead vat samen en moet dus kort zijn en prikkelen om verder lezen. Een goede lead is de belangrijkste eis die aan een persbericht kan worden gesteld. De lead wordt meestal ingeleid door de dateline: "GENT – Burgemeester Termont zegt dat..."

Gebruik de omgekeerde piramidevorm: de belangrijkste info staat bovenaan. In een goed persbericht moet je paragrafen van onder naar boven kunnen schrappen, zonder dat het bericht onduidelijk wordt.



Uitnodiging
Het persbericht kan ook als een uitnodiging voor een persconferentie of persbezoek worden gestuurd. In dit geval wordt een kader toegevoegd met als titel 'noot voor de redacties', waarin wordt vermeld dat geïnteresseerde journalisten op het evenement worden uitgenodigd en waarin ze de coördinaten vinden om zich in te schrijven.

Boiler Plate
Niet iedereen kent je organisatie. Daarom is het de gewoonte om onderaan een persbericht een boiler plate te voorzien. Dit is een korte introductie, waarin je een woordje uitleg geeft over geschiedenis, missie, ... van je organisatie.
 

Contactinformatie

Journalisten zullen je willen contacteren voor meer informatie, een interview... Daarom is het belangrijk dat je onderaan het persbericht de contactgegevens van de woordvoerder van je organisatie vermeldt. Denk eraan dat je als woordvoerder wellicht niet vrij bent op het moment van de persconferentie, het evenement... Bezorg de pers dus zeker een GSM nummer, zodat ze je gemakkelijk kunnen bereiken.

Zakelijk communiceren
Door zakelijk te communiceren verliest men zowel het belang van de journalist als die van de organisatie niet uit het oog. Dit belet trouwens niet dat er na verloop van tijd een hechtere band kan ontstaan met bepaalde journalisten. Zulke relaties zijn trouwens aangewezen. Daarom nemen communicatieverantwoordelijken best regelmatig contact op met journalisten, ook al is er geen direct nieuws te vertellen.

Getuigenissen
Citeren spreekt meer aan dan beschrijven. Citaten zorgen bovendien voor afwisseling in je tekst. Indien mogelijk, fleur je persbericht dus op met een citaat. Laat bijvoorbeeld de organisator, de voorzitter aan het woord. Getuigenissen door de leden van je organisatie, citaten van de groepsleider of verantwoordelijke van je jeugdhuis spreken immers iedereen aan.

Logo
Identificatie en herkenbaarheid zijn belangrijk. Vergeet dus zeker niet om het logo van je organisatie, websiteadres,... duidelijk (bovenaan) je persbericht te vermelden.

Timing
Timing kan cruciaal zijn. Hou de deadlines van de media voor ogen. Zowel op de radio als op de televisie zijn er belangrijke nieuwsuitzendingen om 13.00u, 18.00u, 19.00u en 20.00u.

Vergeet bovendien de lokale pers niet! De nationale pers zal wellicht weinig aandacht besteden aan een lokale jeugdvereniging. De regionale televisie of de regiopagina's van grote kranten doen dat wellicht wel. Het kan ook erg nuttig zijn om na te gaan wie de journalist is die verantwoordelijk is voor jouw stad of gemeente. Vaak is dit een freelancer of vrijwilliger. Je kunt die vrij gemakkelijk rechtstreeks contacteren. Dat levert je ongetwijfeld een pak meer respons op dan naar een info@- of redactie@- adres te mailen.

Je kan enkele dagen voor de actie faxen en mails versturen. De dag voor de actie kun je een telefonische opvolging doen. Doe dat best 's morgens, de kans bestaat dat je opnieuw moeten mailen of faxen.

Controleer of de informatie de media wel bereikt. Bij e-mail stel je best een ontvangstbevestiging in. Verstuur de informatie gelijktijdig naar alle redacties. Zorg voor een up-to-date mediabestand waar je persberichten naartoe kan sturen. Ook de eigen achterban van je organisatie (leiding, medewerkers, ouders,...) is geïnteresseerd, vergeet hen dus zeker niet!

E-mail
Nieuwsdiensten worden dagelijks overspoeld met berichten van organisaties die graag wat aandacht krijgen. Het komt er dus op aan om op te vallen. Een in het oog springende kop/titel kan al heel wat aandacht trekken.

Zet die kop ook duidelijk in de onderwerpregel wanneer je het persbericht via mail verstuurt. Maak zeker niet de fout om je e-mail "Persbericht" te noemen. Het is wel aan te raden om in de onderwerpregel duidelijk te maken dat het om een persbericht gaat, bvb: [PERSBERICHT] - "Jeugdwerknet op zoek naar jeugdwerksite van het jaar"

Maak het de journalisten gemakkelijk. Voeg je persbericht toe in de bijlage van je e-mail, maar plak de tekst ook in je e-mail zelf. Zo wordt je bericht zeker en vast meer gelezen. Voeg in de bijlage ook je logo en foto's van goede kwaliteit toe.

Voorbeeld

Hieronder een voorbeeld van een persbericht. We zien een sprekende (actieve) kop, die ook in de onderwerpregel vermeldt dat het om een persbericht gaat, gevolgd door een kort bericht dat de essentie bevat. Onderaan de contactgegevens van de woordvoerder en het logo van de organisatie. In bijlage steekt ook nog eens de tekst in een word-document.