IT is niet meer weg te denken in een professionele organisatie: probeer je maar een werkomgeving voor te stellen zonder computers, internet, gsm's, beamers,... Anno 2011 is een IT-beleid dan ook meer een noodzaak dan een optie, ook al lijkt het een ver-van-mijn-bedshow of is daar binnen jullie organisatie geen tijd voor (en al evenmin iemand met een grondige kennis van zaken).

Laat je dat niet tegenhouden: ook zonder technische kennis hoeft IT-beleid geen monster te zijn. Meer zelfs: wie het goed aanpakt kan op termijn ontzettend veel tijd (en dus geld) besparen. Waar een wil is...

Waarom?

In de eerste plaats om een zicht te krijgen op de kosten die de IT-infrastructuur met zich meebrengen. Daarmee kan je in de toekomst een betere inschatting maken van nieuwe kosten die op je afkomen. Naast het financiële aspect is er ook een technisch voordeel: met een oplijsting is er een duidelijker beeld van wat er allemaal aanwezig is en wie waarvoor verantwoordelijk is (collega's, externe firma's,...). Zo kan je bij onverwachte problemen gerichter aan een oplossing werken. Ten slotte is er een inhoudelijk luik. Een IT-beleid maakt immers eventuele blinde vlekken op vlak van kennismanagement duidelijk. Door die blinde vlekken aan te pakken is je organisatie beter voorbereid op eventuele en vaak onvoorziene personeelswissels (ziekte, ontslag,...).

Hoe?

Met behulp van volgende tips:

• Maak in de eerste plaats een grondige stand van zaken op: over welk materiaal beschikt de organisatie? Wanneer werden deze spullen aangekocht? Welke contracten zijn er met allerhande leveranciers (internet, telefonie, hardware, software,...)? En wie is waarvoor verantwoordelijk? Aan de hand van deze inventaris kan je oplijsten welke zaken voor verbetering vatbaar zijn en hoe prioritair deze aanpassingen zijn.
   
• Kies voor aankopen van hardware voor een vaste leverancier. Op die manier kan je doorgaans rekenen op een stevige korting of omvat de aankoopprijs bredere garantievoorwaarden. Binnen de bedrijfswereld zijn Dell en HP de bekendste leveranciers. Dell is vooral aan te raden als je organisatie nood heeft aan een uitstekende garanties maar hiervoor bereid is ook meer te betalen (Dell werkt dan volgens het "Next Business Day"-principe: de eerstvolgende werkdag wordt een toestel dat defecten vertoont gratis hersteld of vervangen).
   
• Sta eens stil bij de garanties en service levels die je wil: is er binnen je organisatie iemand die zelf kan uitvissen waarom een computer niet meer wil opstarten? Kan je organisatie zelf programma's installeren en mailboxen configureren of willen jullie dat daarvoor een specialist langskomt? Hoe groot is de impact op je organisatie als morgen de telefooncentrale het niet meer doet of je zonder internet komt te zitten? En dus: hoe snel moeten storingen verholpen worden?
   
• Probeer ook diensten samen te nemen. Als al je websites op één plek gehost staan, kom je wellicht goedkoper uit. Zo kan je bij Jnet kiezen voor een pakket op maat via een Schaar-hosting. En als je voor een internetlijn een welbepaalde provider gekozen hebt, dan is het vaak goedkoper om ook je telefoonlijn bij die provider te nemen (waarbij je beiden in een pack of shake laat steken).
   
• Probeer waar mogelijk te kiezen voor een geïntegreerd administratief platform. Heel wat organisaties werken om historische redenen met een mix aan programma's voor bijvoorbeeld hun ledenbeheer en moeten dan Microsoft Excel, Microsoft Access en papierwerk mixen om lijstjes samen te stellen, mails uit te sturen of etiketten af te drukken (om nog maar te zwijgen van de uren die ze verliezen aan het overtypen of kopiëren en plakken van gegevens). Tegenwoordig bestaan er nochtans CRM-systemen (Customer Relationship Management) die je administratie enorm kunnen vereenvoudigen. Het gratis te verkrijgen CiviCRM is bovendien gemaakt op maat van non-profitorganisaties.
   
• Leg beperkingen op voor je gebruikers. Iedereen wil graag zelf kiezen welke programma's hij/zij installeert, maar voor je het weet zorgt dat voor een onoverzichtelijk kluwen aan software of geraakt de pc besmet met malware. Precies daarom is het goed om bepaalde rechten alleen aan een administrator-account te geven.
   
• In dezelfde lijn kan het goed zijn om ook je hardware te uniformiseren. Als je 10 (exact) dezelfde computers hebt, kan je één toestel helemaal op punt stellen, en dan aan de hand van een image de harde schijf clonen naar de andere computers. Loopt er na een tijdje iets fout met de configuratie van één van deze toestellen, dan kan je op een eenvoudige manier de pc opnieuw voorzien van zijn basisinstallatie. Voor het maken van zo'n image kan je het gratis te verkrijgen Clonezilla gebruiken.
   
• Maak een jaarplanning voor alles wat met IT te maken heeft. Als je computers allemaal ouder zijn dan 4 jaar, dan weet je dat je vroeg of laat deze toestellen zal moeten vervangen. Alleen met een jaarplanning kan je zoveel mogelijk onverwachte kosten vermijden. Daarnaast kan je op die manier als eindverantwoordelijke voor de IT-infrastructuur ook de werklast proberen spreiden.
   
• Denk na over de impact op lange termijn van bepaalde beslissingen. Het heeft immers geen zin om bijvoorbeeld voor een (dure) Microsoft SharePoint-oplossing te kiezen als je medewerkers geen grondige opleiding over dit systeem krijgen.

Tot slot

Welke keuzes je ook maakt, probeer bij elke keuze een afweging te maken tussen de kostprijs enerzijds en de winst, op welke manier dan ook, die daar tegenover zou moeten staan. Elke keuze voor een IT-oplossing hoort in een groter geheel waarbij het doel altijd efficiëntieverhoging moet zijn. Durf de gemaakte keuzes ook regelmatig in vraag te stellen en stuur bij waar nodig.

Vergeet ten slotte ook je change management niet: veranderingen die niet gedragen worden door collega's zijn gedoemd om te mislukken. Betrek ze daarom bij het maken van keuzes, leg uit waarom bepaalde beslissingen genomen worden en welke voordelen dit op lange termijn heeft. Voorzie een begrijpbare opleiding als je een nieuw systeem in gebruik neemt en zorg voor een duidelijk aanspreekpunt mochten de gebruikers nadien toch nog vragen hebben. Succes ermee!

Hulp nodig?

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Neem dan eens een kijkje op onze Helpdesk-pagina. Je kan ons ook contacteren via help [at] jeugdwerknet [dot] be of telefonisch op 09 231 82 70 (vraag naar Thomas).