Er was een tijd dat al je persoonlijke bestanden op een diskette konden. 1,44MB: wat had een mens nog meer nodig? Niet veel later werd uitgepakt met de enorme capaciteit van data cd's (700MB!) en intussen vliegen de gigabytes in het rond op harde schijven van meerdere terabytes. En dat blijkt geen overbodige zaak, want ook die schijven zullen binnenkort te klein zijn om al onze informatie op te slaan. Geen probleem, of toch?

Wellicht niet, tot op een dag je harde schijf crasht en je voor geen geld van de wereld nog aan je duizenden documenten kan. Heel wat bovenlokale jeugdwerkorganisaties laten hun medewerkers immers alles op hun eigen computer opslaan, en als er al een back-upplan is, loopt dat inefficiënt of wordt het niet goed nageleefd. De organisatie loopt zo het risico om in geval van hardware defecten, diefstal of malware grote hoeveelheden informatie (documenten, mails,…) kwijt te spelen.

Het is daarom aan te raden een centrale bestandsserver in dienst te nemen. Dit kan een gewone Windows computer zijn met een afzonderlijke partitie die als netwerkschijf ter beschikking wordt gesteld, al geven we persoonlijk de voorkeur aan een Linux computer met Samba (zodat ook via een netwerkschijf in Windows kan gewerkt worden). Het zal enige inspanning vergen om alle medewerkers te “verplichten” om alle bestanden daarop te bewaren in plaats van lokaal op hun eigen computer, maar op termijn is dit zeker de beste keuze.

Op deze manier is het zeer eenvoudig om documenten te delen en goed te back-uppen. Het volstaat dan immers om één systeem regelmatig te back-uppen in plaats van dit op alle afzonderlijke desktops te moeten gaan instellen en onderhouden. Je zou deze bestandsserver ook kunnen ruilen voor een externe netwerkschijf, maar vergeet in dat geval niet ook die schijf goed te back-uppen.

In de praktijk?

Een laptop van één van de medewerkers wordt gestolen, iemand heeft per ongeluk de laatste versie van het beleidsplan verwijderd, de harde schijf van onze centrale bestandsserver blijkt na een verlengd weekend geen kik meer te geven: bij Jeugdwerknet hebben we het allemaal al eens meegemaakt. We weten hoe vervelend het is en hebben daarom een stevig back-upplan uitgewerkt. Jeugdwerknet werkt hiervoor met twee externe harde schijven waarvan er één is aangesloten op de bestandsserver en één bewaard wordt bij een medewerker thuis. Eén keer in de week wordt de schijf gewisseld: op die manier kan in geval van bijvoorbeeld brand hooguit 1 week aan bestandsinformatie verloren gaan.

Via rsnapshot worden 3 keer per dag incrementele back-ups genomen. Bij incrementele back-ups wordt alleen bewaard wat gewijzigd werd sinds de laatste back-up, waardoor back-uppen véél sneller gaat en back-ups ook minder diskruimte in beslag nemen. Als een medewerker om 14u per ongeluk een bestand verwijderd, kan onmiddellijk een versie van 12u worden teruggeplaatst. Naast 3 back-ups van de afgelopen 24u worden ook 7 back-ups van de afgelopen week, 4 back-ups van de afgelopen maand en x back-ups van het afgelopen jaar bijgehouden.

Door te werken met een centrale bestandsserver kan je deze bestanden, indien gewenst, bovendien ook vrij eenvoudig van buiten het kantoor toegankelijk maken, wat vooral handig is voor medewerkers die regelmatig van thuis of op verplaatsing werken.

Mail

In de zijlijn hiervan is het aan te bevelen om mail via IMAP te laten verlopen in plaats van POP3. Bij POP3 worden de mails gedownload naar de computer zelf, daar waar bij IMAP alleen een kopie wordt gedownload en de mails dus (ook) op de mailserver staan. Het voordeel hiervan is opnieuw een eenvoudige manier om alles te back-uppen (de mailserver moet in dat geval wel van een goed back-upsysteem voorzien worden) en de mogelijkheid om bijvoorbeeld van thuis ook via de webmail alle mails te kunnen bekijken. Bij Jnet kan elke mailbox zowel via POP3 als via IMAP worden binnengehaald.

Hou er in dit geval rekening mee dat IMAP op termijn wel veel diskruimte vereist van de mailserver. Mocht dit een probleem vormen, dan kan je organisatie ook overwegen om Google Apps te gebruiken. Google Apps is gratis voor non-profit organisaties met maximaal 10 mailboxen; voor Google Apps for Business betaal je € 40/gebruiker/jaar.

Online back-up

Geen tijd om je bezig te houden met het wekelijks wisselen van externe harde schijven? Dan kan je ook kiezen voor online back-upsystemen. Verschillende bedrijven leveren diensten die je in staat stellen om al je belangrijke documenten één keer te synchroniseren met hun servers, waarna je volgens hetzelfde principe als rsnapshot elke dag alleen de gewijzigde bestanden doorstuurt naar de online back-upserver.

Als je over een stevige internetlijn beschikt, is dit de optie met de minste zorgen. Jammer genoeg is het wel nog steeds een vrij dure oplossing. Zo betaal je voor de back-upoplossing van Nucleus bijvoorbeeld € 508/jaar om 100GB aan bestanden online te bewaren.

Online documenten delen

Vermits voor jeugdwerkorganisaties de geldkwestie vaak doorslaggevend is, zou je er ook voor kunnen kiezen om documenten voortaan online te beheren. Je hoeft dan geen Microsoft Office meer in huis te halen en hebt zelfs geen gratis variant meer nodig. Met Google Docs kan je online tekstdocumenten, rekenbladen, presentaties of formulieren aanmaken en delen met anderen. Verder kan je er documenten die gemaakt werden in Microsoft Office of OpenOffice mee importeren of exporteren.

Helaas heeft ook deze piste een nadeel, want precies dat importeren en exporteren zorgt nog vaak voor lay-outmatige problemen. Als je regelmatig documenten moet delen met personen die geen Google Docs gebruiken en geen zin hebt om telkens de lay-out van je document weer te moeten goed zetten, dan zal je dus alsnog over Microsoft Office moeten beschikken. Ten slotte denk je best ook even na over welke documenten je toevertrouwd aan Google's servers: wellicht zullen je leden niet echt opgezet zijn als ze erachter komen dat je de ledenlijst of medische fiches per ongeluk publiek toegankelijk maakte.

Aan de slag

Hopelijk deed dit artikel je stilstaan bij het belang van back-ups zijn en de voordelen van centraal bestandsbeheer. Zelf nog vragen over het centraliseren of back-uppen van bestanden voor je jeugdwerkorganisatie? Laat dan een bericht achter op ons forum of stuur een mailtje naar help [at] jeugdwerknet [dot] be.